謝罪文・お詫び状の文章・メールの書き方・例文

メールや手紙など文章で謝罪文・詫び状を送る場合、
正式なビジネスマナーを保ちつつ、簡潔で誠意が伝わる表現が求められます。

以下は基本的な書き方の流れとポイントです。

詫び状メールの基本構成

件名
宛名
冒頭挨拶（お世話になっております等）
謝罪の言葉（具体的な問題の説明と原因）
お詫びの気持ちと再発防止策
今後の対応とサポートの提案
結びの言葉（今後の関係への配慮）
署名

詫び状メール例

件名：納品遅延のお詫び（株式会社〇〇様）

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

お世話になっております。株式会社△△の（あなたの名前）でございます。

このたびは、貴社ご指定の〇月〇日（曜日）〇時にお届けすべき商品が、弊社の手配ミスにより誤った日時に配送されましたこと、深くお詫び申し上げます。
お忙しい中、お待ちいただいたにもかかわらず、多大なご迷惑とご不便をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。

今回の不手際は、弊社の確認不足が原因であり、再発防止のため、配送フローの見直しと社内チェック体制の強化を進めてまいります。また、今後はこのようなことが起きぬよう、社員一同細心の注意を払って業務に努めてまいります。

なお、万が一、今回の納品遅延により貴社の業務に支障が生じた場合は、迅速に対応いたしますので、何なりとお申し付けください。

改めまして、このたびの不手際に対するお詫びを申し上げるとともに、今後とも変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。

敬具
株式会社△△
（あなたの名前）
連絡先：〇〇-〇〇-〇〇

謝罪文・お詫び状書き方のポイント

誠意ある謝罪、原因説明、再発防止策の明記が重要です。

また、相手がどのような不便を感じたかを想像し、
具体的なサポートを提案することで、信頼回復につながります。

件名

詫び状をメールで送る際は、形式的でありながらも相手に誠意が伝わるよう配慮が必要です。まず、件名は簡潔で内容がわかりやすいものにしましょう。「〇〇のお詫び」や「納品遅延に関するお詫び」のように具体的に書くことで、相手が開封前に何の件か理解できるようにします。件名はシンプルであるほど誠実な印象を与えます。

冒頭・書き出し

メールの冒頭では、相手の名前や会社名を正しく記載し、まず「お世話になっております」のような慣例的な挨拶を入れるとスムーズです。その後、問題の内容を簡潔に伝えつつ、自社の過失であることを明確にします。このとき、曖昧な表現は避け、**「弊社の確認不足によりご指定日時にお届けできませんでした」**といった具体的な事実を示すことで、責任を取る姿勢を伝えましょう。

対策・再発防止

続いて、謝罪の言葉だけでなく、再発防止策についても触れることが重要です。例えば、「配送フローの見直し」や「社内のチェック体制の強化」に言及することで、同じミスを繰り返さないという決意が相手に伝わります。これにより、取引先の不安を軽減する効果があります。また、問題が相手にどのような影響を与えたかを想像し、**「ご迷惑をおかけした点について何かご要望があれば、すぐに対応いたします」**といったフォローの意思を示しましょう。

結び・締めくくり

最後に、今後の関係に対する感謝や期待を述べることで、相手に対する敬意と信頼回復の意志を示します。「改めてお詫び申し上げるとともに、今後とも変わらぬお引き立てをお願い申し上げます」という結びは、丁寧で前向きな印象を与えます。署名には、会社名や担当者名に加え、連絡先を記載しておくと、相手が何か追加で伝えたいことがある際に役立つでしょう。

このように、具体性と誠実さを意識しながら、お詫びの理由と対応策を明確にすることで、相手の信頼を取り戻すことができるメールとなります。