謝罪文の書き方、手紙・メール、ビジネスにも使える！例文あり
どんなに注意を払っていても思いがけずミスをすることは誰にでもあることです。それはビジネスの場面においても同じ。
ただし、失敗した時にいかに誠実な対応をとるかによって相手に与える印象も変わりますし、その後の仕事にも大きく影響するかもしれません。
そこで謝罪の気持ちを伝える時、最も効果的なのは手紙です。もちろん、今の時代はメールというケースもあるでしょう。
けれども、いざ書こうと思った時、何からどのような言葉でお詫びすればよいのか迷ってしまう人も多いでしょう。
また、謝罪するということは、相手は自分がしてしまったことに対して怒っているわけですから、手紙の中でも非常にデリケートな部類に入ります。
幼い子どもなら「ごめんなさい」の一言ですぐに仲直りできるかもしれませんが、ビジネスの世界ではそうはいきません。
そこでビジネスシーンにおける謝罪文の書き方についてご説明しましょう。
目次
ビジネスシーンで謝罪文を書くのはどんな時？
仕事をしていると謝罪が必要らなる場面はたくさんあります。
例えば、支払いが遅れた時、不良品を販売してしまった時、納期が間に合わなかった時、見積書の計算間違い、接客で不愉快にさせたり失礼な態度をとってしまった時など、実にさまざまです。
謝罪文を出す時期
謝罪文は可能な限り早めに出すのが鉄則です。怒っているのに何の謝罪もなければ、相手はより腹が立ちます。
「悪いと思っていないのか」と思われるかもしれません。ミスや過失に気づいた時には速やかに謝罪文を送りましょう。
謝罪文を書く時の注意するポイント
責任転嫁はＮＧ
謝罪文を書くということは相手に対して何らかの迷惑をかけたということですから、とにかく自分の過失について誠実に謝ることが大切です。
何について謝罪しているのかがしっかりと伝わらなければ、逆に相手の怒りを助長してしまうこともあります。
特に悪いのは自分ではなく別の誰かや状況などのせいにするのは一番してはいけないことです。相手には謝る気がないと見えてしまいますので自分の非を真摯に認めましょう。
謝罪の言葉がない
「謝罪文なのに謝罪の言葉がない」とはどういうことなのでしょう。
たとえば、「反省しています」「私の責任です」は謝罪の言葉ではないということです。「お詫び申し上げます」「申し訳ございませんでした」という言葉で初めて謝罪になるのです。
解決策が明確ではない
ただ謝るだけの文章では謝罪文の役割を果たせません。今後どうするのかという解決案や心構えなどをはっきりと伝えることが大切です。
二度と同じ過ちを犯さないようにどうするのかを明確にすることで相手も安心できますし、何よりも自分自身の戒めにもなるでしょう。
謝るだけだと中には「謝まれば許されると思っている」と受け取られることが懸念されます。
簡潔にポイントを押さえて
丁寧に謝罪するのはよいのですが、回りくどく長々と説明するのはＮＧです。あまり長々と書いてしまうと言い訳のようになりかねません。
潔く非を認め、反省、謝罪、今後についてわかりやすく簡潔にまとめましょう。
手書きとワードの使い分け
手紙というと手書きのほうが気持ちがこもっていて、よいのではないかと思われがちですが、それは個人の場合。個人宛てなら断然手書きのほうが相手に与える印象もよいでしょう。
けれども、ビジネスシーンでは必ずしも手書きがよいというわけではありません。読みにくい字で書かれたものよりもワードの整った文字のほうがよい場合もあるのです。
ですから、ビジネスシーンの謝罪文に限っては状況に応じて手書きとワードを上手に使い分けることでより高い効果が期待できるはずです。
また、縦書きか横書きが迷った時は、手書きなら縦書き、ワードなら横書きと覚えておくとよいでしょう。
手紙とメール
社内の相手ならメールで謝罪文を送るのが一般的でしょう。もちろん、会える相手なら直接顔を見て謝るのがよいのですが、不可能なケースも少なくありません。
そんな時はメールを活用します。ただし「メールにて恐縮です」などの言葉は必ず添えましょう。
また、社外の人など、手紙で謝罪文を送る場合は、メール同様、直接会って謝罪ではないことや「取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます」のような文言が必要です。
いずれにしても、メールや手紙を送った後に、顔を合わせることがあるかもしれませんので、その時には改めて謝罪することを忘れないように。
メールや手紙を出したからといって終わったわけではありませんので「先日は…」ときちんとお詫びしましょう。
