始末書の書き方・例文
始末書とは
始末書とは、会社で勤務中にミスやトラブルを起こしてしまった従業員が、事実関係を明らかにし、反省の意を示すとともに、再発防止を誓約するために提出する社内文書です。
誰しもやらかしてしまった経験はあるはずです。大人になれば、会社など組織内でやらかしてしまうと、同僚や顧客に迷惑をかけてしまうことになります。ただ、ごめんなさいで口で済むようなことならいいですが、それで済まないのが大人の社会です。
始末書の目的
- 事実関係の確認: ミスやトラブルの原因を明らかにすることで、再発防止策を検討することができます。
- 反省: 従業員に自分の行動を振り返らせ、反省を促します。
- 再発防止: 今後同じようなミスやトラブルを起こさないよう、誓約させることができます。
- 証拠: 懲戒処分などの際に、会社側の証拠となります。
始末書の書き方
始末書には、以下の内容を記載する必要があります。もちろん、社内にひな形があればそちらを使います。
- タイトル: 「始末書」
- 作成日: 始末書を作成した日
- 提出先: 始末書を提出する相手の名前と役職
- 氏名: 始末書を作成した本人の氏名
- 所属: 始末書を作成した本人の部署名、役職名
- 概要: 2～3行程度で、簡潔に事実関係を明らかにし、謝罪の意を伝える
- 事実関係: いつ、どこで、誰が、何をしたのか、どのような結果になったのかを、具体的に記述する
- 謝罪: 会社や関係者に対して、誠意をもって謝罪の言葉を述べる
- 反省: 自分の行動を振り返り、なぜそのようなミスをしてしまったのか、反省の言葉を述べる
- 再発防止策: 今後はこのようなミスを繰り返さないよう、どのような対策を取るのかを具体的に記述する
- 署名: 氏名と日付を署名する
- 押印: 会社によっては、押印が必要となる場合がある
始末書を提出する際の注意点
- 事実関係を正確に記述する。
- 嘘を書いたり、事実を隠したりしてはいけません。
- 丁寧な言葉遣いで書く。
- 誤字脱字がないように注意する。
- 黒字で書く。
- 社内で決められた様式がある場合は、その様式を使用する。
- 提出期限までに提出する。
例文
始末書
株式会社○○○○
代表取締役社長 ○○ ○○ 様令和○年○月○日
○○部 ○○課 ○○ ○○
件名：納期遅延に関するお詫び
発生日時：令和○年○月○日
発生場所：弊社製造部門
経緯：
令和○年○月○日に納品予定であった商品○○が、製造ラインのトラブルにより予定通りに生産できず、納期に遅延が発生しました。原因：
製造ラインのメンテナンスが不十分であったため、機械の故障が発生しました。また、事前に機械の不具合を察知するチェック体制が不備であったことも一因です。反省：
私の管理不行き届きにより、お客様ならびに関係者の皆様に多大なるご迷惑をおかけしましたことを深く反省しております。再発防止策：
今後は、定期的なメンテナンスの実施を徹底し、製造ラインのトラブルを未然に防ぐ体制を整えます。また、機械の状態を日常的にチェックするチェックリストを作成し、従業員全員で確認する体制を構築します。謝罪の言葉：
この度は、ご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。今後は同様のトラブルが再発しないよう努めてまいりますので、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
まとめ
始末書は組織内でミスやトラブルを起こした際に、今後の再発防止と反省を促すためのビジネス文書です。始末書の書き方は、各項目が会社によって異なるので、例文を参考に簡潔にまとめましょう。
